Resturlaub verfällt am Jahresende? So einfach ist es nicht
Der 31. Dezember rückt näher und auf dem Urlaubskonto stehen noch freie Tage. Verfallen diese automatisch? Müssen Arbeitnehmer ihren Resturlaub beantragen? Kann Urlaub einfach in das nächste Jahr übertragen werden?
Beim Thema Resturlaub und Urlaubsverfall reicht die einfache Regel „Was bis Jahresende nicht genommen wurde, ist weg“ heute nicht mehr aus.
Nach dem Bundesurlaubsgesetz soll Jahresurlaub zwar grundsätzlich in dem Kalenderjahr genommen werden, in dem er entstanden ist. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr möglich. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber beim gesetzlichen Mindesturlaub bestimmte Mitwirkungs- und Hinweispflichten beachten, bevor ein Urlaubsanspruch tatsächlich verfallen kann.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Urlaubskonten, Fristen und Mitarbeiterinformationen sollten strukturiert organisiert und dokumentiert werden.
Wann muss Urlaub grundsätzlich genommen werden?
Die Grundregel ergibt sich aus § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG):
Der Jahresurlaub soll grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.
Damit ist zunächst der:
31. Dezember
der reguläre zeitliche Endpunkt des Urlaubsjahres.
Eine unbegrenzte Ansammlung von Urlaubstagen ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen – und genau hier wird das Thema für Arbeitgeber komplizierter.
Wann kann Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
Eine Übertragung von Resturlaub ist nach dem Bundesurlaubsgesetz insbesondere möglich, wenn
dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe
dazu geführt haben, dass der Urlaub im laufenden Jahr nicht genommen werden konnte.
Persönliche Gründe können beispielsweise sein:
- Arbeitsunfähigkeit
- bestimmte persönliche Verhinderungen
- in einzelnen Fällen die notwendige Pflege eines erkrankten Angehörigen
Betriebliche Gründe können beispielsweise sein:
- termin- oder saisongebundene Aufträge
- außergewöhnliche betriebliche Belastungen
- technische oder organisatorische Probleme im Betriebsablauf
Entscheidend sind immer die konkreten Umstände.
Besteht tatsächlich ein gesetzlicher Übertragungsgrund, ist grundsätzlich kein gesonderter Antrag auf Übertragung erforderlich. Die zeitliche Grenze des Anspruchs verschiebt sich entsprechend.
Resturlaub und der 31. März: Was gilt?
Wurde Urlaub wirksam in das Folgejahr übertragen, muss er nach der gesetzlichen Grundregel innerhalb der ersten drei Monate des neuen Jahres genommen werden.
Der wichtige Stichtag lautet damit:
31. März des Folgejahres
Auch hier gilt allerdings: Die Frage, ob ein gesetzlicher Urlaubsanspruch tatsächlich verfällt, hängt nicht ausschließlich vom Kalenderdatum ab.
Die Mitwirkung des Arbeitgebers spielt eine entscheidende Rolle.
Urlaub verfällt nicht automatisch
Einer der wichtigsten Punkte für Arbeitgeber:
Gesetzlicher Mindesturlaub kann grundsätzlich nicht einfach kommentarlos verfallen.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass der Arbeitgeber Arbeitnehmer zunächst tatsächlich in die Lage versetzen muss, ihren Urlaub wahrzunehmen.
Dazu gehört insbesondere, Beschäftigte konkret zur Urlaubsnahme aufzufordern und ihnen klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres beziehungsweise des zulässigen Übertragungszeitraums verfallen kann.
Das bedeutet für die Unternehmenspraxis:
Einfach abzuwarten, bis der 31. Dezember erreicht ist, kann problematisch sein.
Welche Hinweispflichten haben Arbeitgeber beim Resturlaub?
Eine sinnvolle Information sollte für den Beschäftigten klar und nachvollziehbar machen:
- wie viel Urlaub noch offen ist,
- dass der Urlaub rechtzeitig genommen werden soll,
- bis wann die Urlaubstage genommen werden müssen,
- und dass ein Verfall drohen kann, wenn der Urlaub trotz bestehender Möglichkeit nicht genommen wird.
Der Hinweis sollte so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich noch die Möglichkeit hat, seinen Urlaub einzuplanen und zu nehmen. Die Beweislast für die Erfüllung der erforderlichen Mitwirkungsobliegenheiten liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber.
Praxistipp für Arbeitgeber
Urlaubskonten nicht erst im Dezember kontrollieren.
Sinnvoll sind beispielsweise:
Jahresbeginn → Urlaubsanspruch prüfen und informieren
im Jahresverlauf → offene Urlaubstage überwachen
vor Jahresende → Resturlaub erneut kontrollieren und gegebenenfalls konkret erinnern
Wichtige Mitteilungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nicht auf Resturlaub hinweist?
Werden die erforderlichen Mitwirkungsobliegenheiten nicht erfüllt, kann gesetzlicher Urlaub unter Umständen über das ursprüngliche Urlaubsjahr hinaus bestehen bleiben.
Der nicht verfallene Resturlaub kann dann zum neu entstandenen Urlaub des folgenden Jahres hinzukommen. Auch für die Verjährung von Urlaubsansprüchen spielt die ordnungsgemäße Information des Arbeitnehmers eine wichtige Rolle.
Für Unternehmen kann das relevant werden, wenn sich über längere Zeiträume offene Urlaubsansprüche ansammeln.
Gerade deshalb sind klare interne Prozesse und eine saubere Dokumentation wichtig.
Resturlaub bei Krankheit: Was passiert mit dem Urlaubsanspruch?
Besondere Regeln gelten, wenn Arbeitnehmer ihren Urlaub aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen können.
Grundsätzlich geht ein gesetzlicher Urlaubsanspruch nicht allein deshalb sofort verloren, weil ein Arbeitnehmer erkrankt ist.
Bei einer lang andauernden Arbeitsunfähigkeit kommt jedoch die sogenannte:
15-Monats-Regel
ins Spiel.
Bei einer durchgehenden Langzeiterkrankung kann gesetzlicher Urlaub grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres verfallen.
Beispiel
Ein Arbeitnehmer ist während des gesamten Jahres 2026 arbeitsunfähig und kann seinen Urlaub deshalb nicht nehmen.
Der gesetzliche Urlaub aus 2026 kann bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen grundsätzlich mit Ablauf des:
31. März 2028
verfallen.
Was gilt, wenn der Arbeitnehmer zunächst gearbeitet hat und später erkrankt?
Hier wird es komplizierter.
Hat der Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres noch gearbeitet und wird erst im Laufe des Urlaubsjahres langfristig arbeitsunfähig, kann relevant sein, ob der Arbeitgeber zuvor seinen Aufforderungs- und Hinweispflichten nachgekommen ist.
Das Bundesarbeitsgericht unterscheidet deshalb unter anderem danach, ob der Beschäftigte überhaupt eine reale Möglichkeit hatte, seinen Urlaub vor Eintritt beziehungsweise Fortdauer der Erkrankung zu nehmen.
Bei Langzeiterkrankungen sollten Arbeitgeber Urlaubsansprüche deshalb nicht pauschal nach 15 Monaten aus dem System löschen, sondern die konkrete Situation prüfen lassen.
Was gilt während Mutterschutz und Elternzeit?
Auch für Mutterschutz und Elternzeit existieren besondere gesetzliche Regelungen.
Resturlaub, der vor bestimmten Schutz- oder Elternzeitphasen nicht genommen werden konnte, kann unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen nach deren Ende noch beansprucht werden.
Die gewöhnlichen Regeln „31. Dezember“ beziehungsweise „31. März“ können daher nicht ohne Weiteres auf jeden Fall übertragen werden.
Gesetzlicher Mindesturlaub und zusätzlicher Urlaub sind nicht immer dasselbe
Viele Arbeitgeber gewähren mehr Urlaub als gesetzlich vorgeschrieben.
Dann muss zwischen
gesetzlichem Mindesturlaub
und
vertraglichem beziehungsweise tariflichem Mehrurlaub
unterschieden werden.
Für zusätzlichen Urlaub können Arbeits- oder Tarifverträge abweichende Regelungen zu Übertragung und Verfall enthalten. Entscheidend ist dabei die konkrete Gestaltung der jeweiligen Regelung.
Unternehmen sollten daher nicht automatisch davon ausgehen, dass für jeden Urlaubstag exakt dieselben Bedingungen gelten.
Arbeitgeber-Checkliste zum Urlaubsverfall
Für Unternehmen empfiehlt sich ein klarer Prozess rund um Urlaub und Resturlaub:
✔ Urlaubskonten regelmäßig aktualisieren
✔ offene Urlaubstage kontrollieren
✔ Beschäftigte konkret über Resturlaub informieren
✔ zur rechtzeitigen Urlaubsnahme auffordern
✔ möglichen Verfallstermin eindeutig nennen
✔ Informationen nachvollziehbar dokumentieren
✔ Langzeiterkrankungen separat prüfen
✔ Mutterschutz und Elternzeit berücksichtigen
✔ gesetzlichen und zusätzlichen Urlaub unterscheiden
Je strukturierter die Abläufe sind, desto geringer ist das Risiko, dass offene Urlaubstage erst Jahre später auffallen.
Häufige Fragen zu Resturlaub und Urlaubsverfall
Verfällt Resturlaub automatisch am 31. Dezember?
Nein, nicht zwangsläufig. Zwar sieht das Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen wird. Beim gesetzlichen Mindesturlaub sind zusätzlich die vom BAG entwickelten Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers zu beachten.
Kann Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden?
Ja. Eine gesetzliche Übertragung kommt insbesondere bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen infrage.
Bis wann muss übertragener Urlaub genommen werden?
Nach der gesetzlichen Grundregel grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres. Tarifliche, vertragliche oder gesetzliche Sonderregelungen können abweichen.
Muss der Arbeitgeber Arbeitnehmer an Resturlaub erinnern?
Für den Verfall des gesetzlichen Mindesturlaubs ist die ordnungsgemäße Mitwirkung des Arbeitgebers von zentraler Bedeutung. Beschäftigte müssen insbesondere konkret zur Inanspruchnahme aufgefordert und klar über einen drohenden Verfall informiert werden.
Wann verfällt Urlaub bei Langzeiterkrankung?
Bei durchgehender Langzeiterkrankung kann der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres verfallen. Je nach Verlauf der Erkrankung und vorheriger Beschäftigung sind jedoch weitere Voraussetzungen zu beachten.
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Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Arbeitsrechtliche Einzelfälle sollten durch entsprechend qualifizierte Stellen geprüft werden.